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Antes de comprar seja o que for
Três estados em que a resposta honesta é ainda não. Como verificar em meia hora em qual está, e o que fazer com a resposta se for não.
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Resposta curta
Não compre um assistente se os seus preços forem um hábito e não uma regra, se os seus registros não estiverem suficientemente atualizados para responder a partir deles, ou se ninguém for dono das regras depois do arranque. Cada uma dessas coisas torna o assistente confiantemente errado em vez de útil. Meia hora de verificação diz-lhe em que estado está, e em dois dos três casos o conserto não custa nada e compensa de qualquer maneira.
Fatos principais
- A auditoria olha para um processo e para o que ele custa agora, não para a empresa inteira.
- A prontidão se apoia em três coisas: uma regra de preço, registros atualizados e um dono com nome para as regras.
- Duas das três resolvem-se a escrever e não com software.
- Um negócio que resolve as três e não compra nada responde aos clientes com mais coerência do que antes.
A coisa mais útil que podemos dizer a alguns negócios é que ainda não estão prontos, e o motivo não é delicadeza. Um assistente instalado sobre regras não escritas não falha em silêncio. Responde a estranhos, com confiança, a alta velocidade, a partir daquilo que lhe deram.
Três estados, e cada um tem um sinal concreto.
Estado um: o preço é um hábito
Alguém na empresa orça qualquer pedido sem abrir nada, e ninguém consegue reproduzir os números dessa pessoa a partir de um documento.
O sinal é o teste dos dez orçamentos: pegue nos dez últimos que alguém enviou e tente derivar cada um a partir dos seus preços escritos. Se dois ou três forem inalcançáveis, tem uma tabela e não uma regra de preço, e um assistente ou se recusa constantemente ou inventa qualquer coisa.
É o mais barato de resolver dos três. Uma tarde com quem orça a sério, e compensa quer automatize alguma coisa quer não.
Estado dois: os registros não estão atualizados
O teste é uma única pergunta: consegue dizer neste momento quantos negócios ou reservas vivas tem, sem perguntar a ninguém?
Se a resposta envolve um telefonema, um assistente que leia esse sistema vai contar aos clientes coisas que deixaram de ser verdade há dias. É neste estado que a recomendação honesta é resolver primeiro o registro, e isso é uma compra completamente diferente ou compra nenhuma.
Estado três: ninguém vai ser dono das regras
O silencioso, e o que mata projetos ao terceiro mês e não ao primeiro.
Depois do arranque alguém tem de manter as regras atualizadas: mudar o preço quando ele muda, acrescentar a resposta à pergunta que ninguém tinha feito, ajustar um gatilho. Esse trabalho antes não existia, porque as regras viviam nas cabeças e atualizavam-se sozinhas. Se a resposta honesta a quem é for ninguém, o assistente vai ser exato durante umas seis semanas e depois torna-se devagar a coisa menos atualizada do negócio.
Resolvê-lo não custa nada e não pode ser feito por nós. É um nome.
A versão de meia hora
Sente-se com os dez últimos orçamentos, com o número de negócios vivos e com a pergunta de quem é dono das regras. É esse todo o diagnóstico e não precisa de ninguém de fora.
Se quiser a versão longa, a auditoria pega num processo, aquele que dói mesmo, e calcula o que lhe custa agora e o que muda se for automatizado. Um processo de propósito e não o negócio inteiro, porque um documento sobre o negócio inteiro é um documento sobre o qual ninguém age.
O que leva se a resposta for não
Dois dos três estados resolvem-se a escrever e não a comprar.
Escreva a regra de preço e os orçamentos ficam coerentes em toda a equipe, os novos deixam de precisar de seis meses para que lhes confiem um número, e o desconto que alguém dá por hábito torna-se visível. Dê um nome ao dono das regras e passa finalmente a haver alguém responsável por as suas condições e o seu site se contradizerem.
As duas coisas valem a pena por si sós. Um negócio que as faz e não compra nada melhorou na mesma, e mais à frente vai tirar mais de um assistente do que um que foi direto à compra.
Quando a resposta muda
Não num número de empregados nem numa cifra de faturamento. Num momento.
O primeiro fim de semana em que se perde uma reserva porque ninguém respondeu. O primeiro mês em que a mesma pergunta chega quarenta vezes. A primeira vez que um dono percebe que a manhã acabou antes de ter começado alguma coisa útil. Até uma dessas acontecer, a recomendação honesta é uma caixa compartilhada e um hábito, e preferimos dizê-lo a vender por cima disso.
Perguntas que isto levanta
- Isto não é uma forma elegante de nos pôr de lado?
- É uma forma de não vender uma coisa que nos vai envergonhar aos dois no segundo mês. Um assistente sobre regras não escritas produz respostas confiantes e erradas a alta velocidade, e quem leva a culpa disso não é o fornecedor.
- Falhamos numa das três. Esperamos?
- Depende de qual. Faltar um dono das regras é uma decisão que pode tomar esta semana. Registos que ninguém mantém é um trabalho mais longo, e é aí que o conselho honesto é resolver isso primeiro e falar connosco depois.
- Quanto custa a auditoria?
- Nada, e está deliberadamente limitada a um processo e não ao negócio inteiro, por isso produz algo utilizável numa tarde em vez de um documento que ninguém lê.